外贸视频会议的全流程

公司名：河北亿圣国际贸易有限公司

分享人：丁佳宁

分享内容：

现在外贸视频会议已成为与海外客户建立联系的关键方式之一。无论是初次接触还是深化合作，一场成功的视频会议不仅能展示你的专业素养，还能显著提升客户对你以及你们公司的好感度。

针对如何与客户视频会议，给大家分享两个角度的准备内容：分为业务员对客户的角度和业务员对自己/公司角度，覆盖会议前、会议中、会议结束后的各个环节。

一、会议前

业务员对客户角度

1. 会议邀请

- 发送会议邀请邮件或消息，明确会议时间、目的和议程。(以及参与人员，介绍参与人员的职位）

- 提供会议平台的信息（如 Zoom，或者 Teams ）及加入会议的链接。

- 附上会议议程，包括预期讨论的主题。

- 让客户提供问题清单（也就是客户想问我们或者最关心的一些问题。 ）

2. 确认会议细节

- 确认客户收到会议邀请，并请客户确认会议时间和地点。

- 提醒客户检查网络连接和技术设备是否正常。

3. 发送资料

- 如果有需要，提前发送会议相关的资料或文件给客户，以便他们提前阅读。

- 包括公司简介、产品手册、案例研究等。

4. 时差调整

- 注意时差差异，确保会议时间适合客户所在地区。

5. 日程提醒

- 在会议前一天再次提醒客户会议时间，减少因遗忘而错过会议的情况。

业务员对自己 / 公司角度

1. 内部协调

- 与领导或相关同事沟通，确认是否需要邀请他们参加会议。

- 确定参会人员名单，并做好相应准备。

2. 技术准备

- 测试会议软件和硬件设备（如摄像头、麦克风等），确保一切正常。

- 准备备用方案（如备用网络、备用设备）。

3. 资料准备

- 收集整理需要展示的材料，如 PPT、产品手册等。

- 准备好可能需要的辅助资料，如市场调研报告、客户案例等。

4. 议程安排

- 制定详细的会议议程，并与参会同事共享。

- 明确每个人在会议中的角色和任务。

5. 模拟演练

- 如果可能，进行一次内部模拟会议，熟悉流程和技术操作。（这个真的挺重要的，最好多演习几次。 ）

二、会议中

业务员对客户角度

1. 准时开始

- 确保在预定时间开始会议，尊重客户的时间。

2. 礼貌迎接

- 开场白，简单介绍自己及参与会议的其他人员。

- 对客户的到来表示感谢。

- 向客户介绍此次参会人员和身份，邀请客户也介绍他们的参会人员和身份

3. 会议进程

- 按照预定的议程进行，确保讨论的主题得到充分的探讨。

- 注意控制会议节奏，留出时间让客户提问和发表意见。

4. 互动交流

- 鼓励客户提问，并给予充分的回应。

- 如果有必要，可以邀请其他同事（如技术专家）参与回答具体问题。

5. 会议总结

- 在视频会议中，直接总结会议要点，确认下一步行动计划。

- 再次感谢客户的参与。

业务员对自己/公司角度

1. 引导会议

- 引导会议按预定议程进行，确保每个环节都有足够的时间。

2. 记录要点

- 指定专人负责记录会议中的重要信息和决策点。

3. 协调沟通

- 协调不同部门之间的沟通，确保信息准确传达。

- 解答客户疑问，必要时邀请其他同事协助。

4. 决策支持

- 如果需要，提供决策支持，帮助客户做出选择。

5. 会议总结

- 总结会议内容，确认下一步行动计划。

- 向参会同事确认会议总结是否全面准确。

三、会议结束后

业务员对客户角度

1. 发送会议纪要

- 整理会议纪要，包括讨论的主要内容、达成的共识及下一步行动计划。

- 将会议纪要通过邮件发送给客户确认。

2. 跟进行动

- 根据会议中确定的事项，及时跟进相关工作。

- 如样品寄送、报价单发送等。

3. 持续沟通

- 保持与客户的联系，及时反馈进展，并询问是否有其他需要协助的地方。

业务员对自己/公司角度

1. 整理资料

- 整理会议记录及相关资料，存档备查。

2. 内部汇报

- 向上级或相关部门汇报会议情况及后续行动计划。

3. 任务分配

- 根据会议讨论的结果，分配具体的任务给相关部门或个人。

4. 后续跟进

- 跟踪会议中提到的各项任务的执行情况。

- 及时向上级和客户反馈进展情况。

视频会议中：可以用来询问客户的相关问题

在与国外客户进行视频会议时，了解客户背景、销售情况、采购计划等方面的信息对于建立合作关系至关重要。

以下是一些可以用来询问客户的相关问题，这些问题可以帮助你更好地了解客户的需求和计划：

关于客户背景

公司历史和规模

Can you tell us more about the history of your company?

How many employees does your company have?

主营业务

What are the primary products or services that your company provides?

Could you briefly describe your core business?

市场定位

In which market segments does your company operate?

Who are your main competitors in the market?

企业愿景

What is the vision or mission statement of your company?

Where do you see your company in the next five years?

关于销售情况

销售渠道

Could you share some information about your distribution channels?

Do you sell through online platforms or traditional retail stores?

销售量

Approximately how many units do you sell annually?

What was your sales volume last year?

销售区域

Which regions or countries do you currently sell in?

Are there any new markets you are considering entering?

客户需求

What are the key factors driving demand for your products?

How do you anticipate customer needs evolving over the next few years?

关于采购计划

采购周期

How often do you typically place orders with suppliers?

Do you follow a seasonal purchasing schedule?

采购量

What is your estimated annual purchase volume?

Can you provide an estimate of your monthly procurement needs?

供应商要求

What criteria do you use when selecting new suppliers?

Are there any specific certifications or standards that suppliers must meet?

合作模式

What kind of partnership models are you interested in?

Would you prefer long-term contracts or shorter-term agreements?

价格敏感度

How important is pricing when making purchasing decisions?

Are there any other factors besides price that influence your choices?

质量要求

What quality standards do you require from your suppliers?

Have you had any quality issues with previous suppliers?

交货期

What is your typical lead time for orders?

Are there any specific deadlines we should be aware of?

付款条件

What are your preferred payment terms?

Do you offer any discounts for early payment?

其他补充问题

合作意向

What are your expectations for this partnership?

Are there any particular goals or objectives you want to achieve through this collaboration?

未来规划

Do you have any plans for expanding your product line or services?

Are there any new projects or initiatives you are working on?

附上三个模板，仅供参考：

会议邀请邮件：邀约客户开视频会议（第一次）的邮件

会议纪要和下一步进行计划

1. 会议邀请邮件：

邀约客户开视频会议（第一次）的邮件

Subject: [Company Name] Invites You to a Video Conference

Dear [Client's Name],

Greetings!

Firstly, we would like to thank you for your interest and support of our company. We are delighted to have the opportunity to discuss potential collaboration with you. To better understand your needs and share our products and services, we propose scheduling a video conference.

Here are the initial details for the meeting:

Date: [Specific Date]

Time: [Specific Time] (Please confirm your time zone)

Meeting Platform: [Meeting Software Name] (e.g., Zoom, Microsoft Teams)

Meeting Link/ID: [Meeting Link or ID]

Participants:

From [Company Name]:

[Your Name], [Your Position]

[Colleague's Name], [Colleague's Position]

From [Client's Company Name]:

[Client's Name], [Client's Position]

[Other Participant's Name], [Other Participant's Position]

Please reply to this email at your convenience to confirm your availability. If y