作为一名专业的外贸业务员，应该做好哪些呢？

第一、及时的回复询盘。

24小时之内做到客户回复。哪怕这个问题无法立马给客户精准的回答，也应该通知客户，我们已经收到了消息，并且最好可以告诉客户可以准确回复的时间。

第二、联系方式的细节。

邮件的签名需要完整，最好让客户可以第一时间联系到。客户不一定会随手保留我们的名片，但是可以通过每一次邮件第一时间找到我们，这样可以为客户节省时间。同时每个公司的签名方式最好一致，这样会显得团队更加的专业化。

第三、回复、抄送与密送。

应该回复给哪些人？抄送给哪些人？密送该送给哪些人？这是一门学问。

第四、邮件的外观。

尽量不要使用祈使句，会让客户感受到你的强硬语气。多使用敬词，开始合作时会给更加顺利。

邮件发出之时需要检查一下是否有一些细节性的错误，格式是否看起来舒适美观、文案是否存在着一些常规性的错误，检查无误后再发出。

第五、做到及时的邮件跟进。

对于一些通过其他途径与客户进行协商的内容，譬如线上会议、聊天软件、电话沟通等，在结束协商之后，可以立马与客户发一份邮件，将讨论的内容在邮件里复述一遍，从而避免理解上的误会以及方便后续追踪。

第六、关于附件的设置处理。

①图片

压缩和控制图片大小，导出jpg或者pdf等常见格式，便于对方查阅。

根据图片内容进行重命名，方便对方一眼知悉。

②文件命名

文件名包含充分信息，便于客户留存。（某公司的某型号某产品的某种性质的文件）

第七、样品的随附报价。

给客户寄送样品的同时，需要把报价单打印好，随样品一起寄送。客户收到样品后可以立即对照报价单，而不需要在一堆邮件里面去进行寻找。

第八、样品的标贴（sticker）或吊牌（hangtag）。

寄给客户的样品上面可以标注一下产品的名称、参数以及公司的信息和联系方式，甚至还有价格。

第九、样品的打包。

给样品打包时，样品要用气泡膜包好，空余的地方需要填充上缓冲物，避免运输过程中因撞击碰撞而导致的货物破损，从而影响项目的时间和进度。另外需要注意的是最好在纸箱的上下两层各垫上一块纸板或者多放一层气泡膜，然后再放各种样品附件，譬如标签，随附报价，礼品袋等，以免客户收到包裹后，用美工刀不小心用力过大而划破。

第十、样品中的随付名片。

在给新客户寄样品的时候，可以记得在快递袋或者纸箱中最少放上两张名片。（有的时候客户自己留一张，另一张可以给他的上级或者助手，又或者其他市场的同事有该产品需求，也可以做推荐）

第十一、文件纸张类的寄送细节。

国际惯例中，文件装进塑料袋，需要在角落打孔，一方面可能是避免胀气，一方面是出于安全考虑，然后再装进快递袋或快递信封中，这样做可以避免客户撕快递时，把文件或者发票撕破。

第十二、及时提供快递单号并后续跟进。

样品被快递取走后，及时提供单号给客户，如果有必要可以将快递面单也一并扫描或者拍照，发邮件留存。对于寄出后的样品需要经常上网查询，一旦显示签收了，可以立即把网页链接和截图通过邮件发给客户，让其知悉。尤其注意一些可能误拿产品的国家，及时通知，避免丢件。

第十三、联络感情前的背调。

节假日给客户发祝福贺卡或电子邮件前，需要确认客户的国籍、宗教信仰，譬如你给一个英国人发圣诞节祝福，但对方如果恰巧是位犹太移民，那可能就犯了忌讳。

第十四、签字和盖章的区别。

签字的效力远大于盖章，所以碰到二选一的时候，选签字。另外，合同的每一页都需要有签字和盖章，如果只在最后一页盖章，前面的内容，对方后期可以有借口不知情而不承认。