应对客户不回消息的方法

分享标题：应对客户不回消息的方法

公司名字：河北亿圣国际贸易有限公司

分享人：杨梦园

分享内容：应对客户不回消息的方法

首先，请不要慌张或气馁。客户沉默的原因多种多样，我们需要保持专业和耐心。

第一步：冷静分析与诊断原因

在采取行动前，先花几分钟从自身和客户角度分析可能的原因：

从自身找原因：

1. 邮件/消息质量不高： 主题行是否清晰有吸引力？内容是否过于冗长？有没有明确的Call to Action（例如，请回复确认、请查看报价单等）？

2. 报价问题： 价格是否远高于客户预期？条款（如付款方式、MOQ最小起订量）是否太苛刻？

3. 信息过载： 是否一次发了太多问题或太大文件，让客户不知从何回复？

4. 未解决核心问题： 是否准确理解了客户的询盘？回复是否切中了他的痛点？

5. 沟通时机： 是否在客户的周末或节假日发送了消息？

从客户角度找原因：

1. 暂时忙碌或休假： 客户可能正在处理紧急事务、参加展会或正在休假（注意欧美夏天的休假季）。

2. 内部决策流程长： 大公司的采购决策流程可能涉及多个部门，需要时间。

3. 比价阶段： 客户可能正在收集多家供应商的报价进行对比，尚未做出决定。

4. 项目推迟或取消： 客户自身的项目可能因故暂停或取消了，暂时无需采购。

5. 你的邮箱被屏蔽了： 虽然不常见，但有可能你的邮件被归为了垃圾邮件。

第二步：采取系统化的跟进行动（“救活”客户）

不要干等，要主动但要有技巧地跟进。建议建立一个跟进时间表。

第1次跟进（初次发送后2-3天）：

· 目的： 确认收件并简单提醒。

· 方式： 邮件或WhatsApp消息。

· 话术示例：

  “Hi [Client Name],

  > Hope this email finds you well.

  > Just kindly check if you have received my quotation/proposal sent on [日期]? Please let me know if you have any questions.

  > Best regards,

  > [Your Name]”

第2次跟进（1周后）：

· 目的： 提供新价值，而非单纯催促。

· 方式： 邮件。

· 技巧： 附上一份对客户可能有用的信息，如产品认证、测试报告、工厂照片、某个热门产品的介绍等。

· 话术示例：

  “Hi [Client Name],

  > Following up on my previous email, I'd like to share with you our [产品名]'s certification (attached) which many of our clients in [客户国家] are very interested in.

  > It might be helpful for your evaluation.

  > Looking forward to your feedback.

  > Best,

  > [Your Name]”

第3次跟进（2周后）：

· 目的： 创造紧迫感或给予刺激。

· 方式： 邮件或电话。

· 技巧：

  · 紧迫感： “提醒您，目前原材料价格波动较大，建议尽早下单以锁定当前价格。”

  · 刺激性优惠： “如果您能在本月底前确认订单，我们可以为您申请一个小的折扣/免费样品。”

· 话术示例：

  “Hi [Client Name],

  > I wanted to update you that the price of [原材料] is rising, and our current quotation will be valid until [日期]. Placing the order before that date would secure the best price for you.

  > Please feel free to let me know your decision.

  > Best,

  > [Your Name]”

第4次跟进（1个月后）：

· 目的： 最后的确认，准备归档客户并转向长期培养。

· 方式： 邮件。

· 技巧： 语气要诚恳，表示理解，并邀请对方未来合作。

· 话术示例：

  “Hi [Client Name],

  > I assume you might be very busy or your project is on hold.

  > I will mark this matter as closed for now. Please don't hesitate to contact me anytime when you have new updates or requirements in the future.

  > We are always here to support you.

  > Best regards,

  > [Your Name]”

第三步：优化策略与长期思维

1. 多渠道联系： 不要只依赖邮件。尝试通过LinkedIn、WhatsApp、电话等方式联系。有时客户更习惯用社交软件沟通。

2. 电话跟进： 对于非常重要的客户，一个简短礼貌的电话是最直接有效的方式。可以这样说：“您好，我是XX公司的[Your Name]，前几天给您发了封关于XX的邮件，只是想确认您是否收到，并看看您是否有任何疑问？”

3. 打造专业形象： 完善你的邮箱签名（包含公司、职位、电话、WhatsApp、官网）、LinkedIn个人资料和公司主页。客户不回复时可能会去搜索你的背景，一个专业的形象会增加信任度。

4. 持续提供价值： 即使这次没有成交，也可以将客户加入你的Newsletter列表，定期发送行业资讯、新产品介绍、公司动态等，保持“温热”联系，等待下一次机会。

5. 复盘与记录： 对于未成交的客户，在CRM（客户关系管理）系统中记录沉默的原因、跟进次数和情况，以便日后回顾和分析。