外贸询盘回复技巧

公司名：河北亿圣国际贸易有限公司

分享人：丁佳宁

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从询盘到订单，看似只有一步之遥，实则背后有一大堆细节需要你注意。下面就从回复时间、格式、报价等方面来说说外贸询盘回复技巧。

一、询盘回复时间大家通常回复询盘的时间是：A. 12小时内回复B. 24小时内回复C. 48小时内回复D. 2小时内回复在以上的所有选项中，无疑D项是相对来说最好的，但这需要业务非常熟练，对产品价格及贸易细节都非常熟悉才能达到，否则抢了时间可能影响了自己的专业度，效果不一定最好。但咱们业务员中很多一部分还达不到这个水平，所以建议在业务熟练之前，先量力而行，避免因为抢时间反而暴露的自己劣势。第一次回复的买家印象非常重要，所以要留意。然后我们再说其次，最好是24小时内，根据对方上班时间回复。超过了这个时间段，会被买家认为专业度不够，效率低，吃印象分的亏。如果是比较复杂的产品，中间需要其他部门配合的话，也要控制在48小时内。因此，以上的几个时间点，相对来说，都是越早越好。但注意3个细节：

1. 不能影响专业度;2.注意对方上班时间;3.尽量不要超过48小时。几种回复方式的原因首先，马上回复对方，是这个时间对方可能还在线上，特别是那些刚上班就发询盘的，会为自己争取好很好的先机。如果时差很大，黑白颠倒。不想这么折腾的话，就是第二种，24小时内回复，同时，在接近对方上班时间的半小时之前。可以好好利用定时发送的功能，大多数邮箱都有这个功能的，定时的时候看好时区。这是因为，多数邮箱的规则，包括邮件客户端的规则，邮件是先收时间早的，晚收时间晚的，一般来说，上班时间半小时前发的邮件会出现在客户邮箱的第一屏，不用翻页就能看见，这就是抓这个时间点的原因。最后，48小时内回复，这是一个有效率的供应商应该具备的素质，是大多数采购商可以接受的最晚期限。

二、主题一封回复的邮件，从主题到内容，就这么一小块空间，所以把每个细节做到极致，就显得非常重要，我们今天要讲的，就是这些事情。翻翻你邮箱就发现，你经常会收到大批主题非常相似的邮件，特别是阿里巴巴的平台上面来的询盘。标题分为回复报价和写开发信两种情况。写开发信把客户最可能关注的信息放到标题中即可，切忌广告味道太浓，会让买家以为是普通的推销邮件。例如，查看过客户资料，客户是主营木工类工具的，那么在开发信的主题中，不妨直接说通过XX认证的木工工具供应商等。开发信属于广告的一种，但我们要做有价值的广告。有针对性的，让客户看了不反感的，你说大让利呀大促销呀，而没有具体产品信息，可能效果就不好。也可以直接写上价格区间等内容，这些都是买家最关注的。因此，建议在开发信标题中采用的元素有：产品名称，价格，认证，企业认证，创新产品特点等这几项，不必都包括，有两到三项即可。做为行业采购商，他们是最关注市场行情的，如果你主动提供对他们有利的信息，他们是求之不得，所以他们拒绝的不是开发信，是发邮件的方式。例如，中国供应商XX产品6月份最新报价，如果对方是负责采购的，那一定会有兴趣看，即使没单他也乐意看，这类的名称，如果对方没兴趣只能说明发错了人。开发信前直接加上RE好不好?这个做法有可取之处，但也会有弊端。我见过一个案例，这样的开发信发过去，买家回复说，你不诚实，我没有联系过你，像这样就是反效果了。另外，说合作过的大买家是不错的方法。再来说回复型的，有很多说法会说让去掉RE，或直接修改原标题，避免与其他同行雷同，没有特点，这里大家以后注意一下，并不全是这样，有的询盘标题是客户自己写的，比较具体，例如有产品名称或特殊要求等，这样的保留原标题内容比较好，而有的可能是网站加的，或者客户写得比较大概，那就最好改一下了，让邮件的主题更具体，例如reply to inquiry about XX price。写标题不必一定符合语法，用最简单的结构说明最核心的内容就好了。长度最长建议是7-8个单词。专业的标题能让买家对你首先建立认可。写价格是不错的钩子之一。会有同学有疑问，如果我标题中写价格，那价格没优势是不是反而会吃亏?价格大多数时候都不是决定客户意向的理由，但价格往往能吸引客户阅读。写价格是一种策略，但没必要一定写便宜的价格，写产品合适的价格就可以。另外还有特色类的，例如“愤怒的小鸟”图案T恤，这样就把卖点亮化了。如果是欧美的客户，那认证是很精准的标识，但如果是中东，非洲这样的市场，那价格可能更好一点。不过，咱们强调过，法无定法，没有什么方法一定行，也没有什么方法一定不行，只是一个相对的概念，如何做到更好一点。所以，总的几个原则：

1.避免与同行主题雷同;

2.避免让客户不明所以;

3.突出主题，体现个性;

4.注意语气，避免让客户反感。

三、格式格式包括内容格式和排版格式。内容格式是指你写信前心里要有框架，这封邮件我最重要的是跟客户沟通什么，其次是什么，各自的篇幅占多少。我见过有的回复开头先来两大段公司介绍，这样就是反例。一般来讲，内容上，先给答案，再做引导和提问，如果需要公司介绍，控制在三句话内。第一次回复，除了回答客户问题外，引导话题和问题最好不要超过五个，先提炼最中心的，容易引出客户意向的。在内容框架上，有很多都是看一遍客户的询盘马上就回，一，没做分析，咱们之前的课程讲的内容，二，没安排邮件构架，主次不分，表述不明。大家以后避免看一遍询盘就回，除非你非常熟练了，我的建议是再简单的询盘，看三遍再回。回复询盘前，一定要找出，或者确定至少一个核心内容，再去撰写邮件。就像咱们上次课中讲的，如何从简单询盘中挖掘价值点。以下几点元素是习惯性考虑的内容：称呼，问候语，正文，结束语，签名。在正文一项，特别注意客户有在询盘里提出问题和需求的内容，这些问题都要给出解答或回应，回应是指无法正面直接给出答案的。第一次回复如果对方没有主动提及了解公司资质的意向，忌大量公司介绍信息。正确的做法是，用三句话介绍清楚公司的业务和优势。再说排版格式，在字体选择，颜色设置上，都要留个心眼。避免你的字体颜色太亮，或太浅，影响客户体验，如果是彩色的话，注意频率，不可过高，尽量不超过三种，还要注意不同国家的颜色喜好，特别是民族特征比较明显的。方法并不是唯一的，但这节课最重要的是让大家意识到回复询盘的时候应该考虑到哪些纬度。

四、报价最后一部分，报价思路。现在你们中的大多数目前的阶段是把这个问题看得太简单，你问我报，价格老板经理算好了，填好回复OK了。所以这里提醒，把现在简单的做法复杂化。在应对询盘时，需明确不同买家的身份与目的存在差异，因此不能采用统一的推荐和报价方式。此前课程中提及的买家背景挖掘、意向分析等方法，正是精准应对的关键 —— 通过这些手段，我们可以尝试推测出买家的喜好与特点，在此基础上再进行产品推荐和报价，才能真正做到 “有针对性”。举个通俗的例子：若买家的需求是 “购买一辆代步自行车”，核心诉求是便捷、实用、性价比；此时若推荐价值 3 万元的专业运动自行车，即便产品性能优异，也完全偏离了买家的实际需求，自然无法达成合作。这一案例也印证了：只有先通过分析锁定买家的核心诉求与偏好，再匹配对应的产品和报价，才能让沟通更贴合买家预期，提升合作可能性。是否拿到询价就报呢?报价与否取决于对客户最终判断。1.已知客户有合作意向的应对若从询盘中已明确客户具备合作意向，此时沟通应以 “引导需求” 为主，报价并非必要内容。需注意的是，客户发起询价，未必意味着其当前核心关注点是价格，甚至可能存在客户自身尚未明确需求产品的情况。因此，接到询盘后，首要任务是分析客户的真实需求点，这一步对后续沟通至关重要。当客户清晰了解产品选择范围后，其提出的问题会更具体，也能更接近其真实的购买意图。2.客户有大致方向但未明确具体产品的应对若客户对需求有大致方向，但尚未确定具体产品，可先对相关产品系列进行整体介绍，重点说明不同产品的关键区别，涵盖价格、性能、产品参数等维度。但在开展这些介绍时，需明确核心目的 ——挖掘客户的真实需求点，并帮助客户筛选出符合其需求的产品。具体操作上，可主动提供推荐实例产品的报价（例如选择销量好的产品，或能代表公司核心实力的产品）。即便客户暂时没有明确表态，先给出此类报价也能为沟通搭建基础，有助于买家在此前提下提出更具体的想法，推动需求进一步明确。总之是先帮客户做筛选，确定他想要的大概产品模型，再来做报价。如果客户询价内容专业具体，那较好的做法就是直接给出有竞争力的价格，正面，直接。报价还需要考虑以下因素：买家国家地区，买家类型特点，对方市场特点，竞争热度，产品独有优势等。此外，报价时还存在报高还是报低的细节差异。例如，对于规模较大、订单量较多的买家，应优先考虑报低价；而如果买家在询盘中重点强调产品的功能、质量细节，或者自身产品具备独特优势、创新性等特点，则可以适当将报价提高一些。所谓独特优势，通常只有少数商家具备，大部分商家在这方面并不突出。但这类优势更多需要商家主动去发掘，因为它分为硬性优势和软性优势两类。其中，硬性优势包括产品认证、专利、品牌等；软性优势则体现在交货周期、服务态度、售后服务体系等方面。以小型工厂为例，这类企业可能整体实力稍弱，但经营模式更为灵活，会更重视客户需求，并且能够及时调整产品以满足客户的具体要求，这便是其可发掘的软性优势。