如何有序的开展外贸工作

公司名字：石家庄市北极人电器有限公司

分享人：程海双

分享内容：如何有序的开展外贸工作

自从23年毕业加入北极人从事外贸工作以来，在工作中遇到过很多难题，同时在解决问题的过程中也收获了很多经验，更深刻的了解到在从事外贸业务的过程中，高效且细致的客户管理和业务跟进至关重要，以下这些要点能帮助我们更好地开展工作：

当收到每一个客户询盘时，务必使用 EXCEL 文档进行详细记录。除了记录客户的名字、联系电话、公司名称等基本信息外，还应涵盖客户的具体需求描述、询盘的时间、产品的规格要求等其它相关信息。另外，建立一份专属的追踪进度表，实时更新跟进的情况，如沟通的内容、下一步的计划等，以便对每个客户的业务进展做到心中有数。

精心建立客户档案体系，将每一个客户的所有相关信息以及与之联系过的记录都妥善保存下来。为了便于管理和查找，建议在每个客户的文档中新建两个子文件夹，分别命名为“接收到的邮件”和“发出去的邮件”。对于接收到的邮件，要定期进行导出备份，防止数据丢失，确保所有沟通记录都能完整留存，为后续的业务分析和客户维护提供有力支持。

对于寄出去的样品，要及时且持续地进行跟踪。制定一个合理的跟踪计划，有规律地联系客户，比如在样品寄出后的一周、两周分别进行跟进。主动询问客户是否收到样品，了解客户对样品的初步看法和意见。随时收集客户的反馈信息，包括产品的质量、外观、功能等方面的评价。只有这样，才能避免寄出去的样品石沉大海，真正将样品转化为潜在的订单机会。

当接到客户询盘时，切记不要急于回复。首先，通过各种渠道深入了解对方的公司，如公司的规模、经营范围、市场定位等，以及一些与之相关的信息，如公司的信誉、行业口碑等。同时，仔细查询对方国家所在的时区，以便选择合适的时间进行沟通，避免因时差问题给客户带来不便，展现出专业和贴心的服务态度。

对于那些与我们有频繁互动的客户，最好能与对方索要常用的聊天工具账号，如 WhatsApp  等。因为在国际商务交流中，买家通常会使用这些即时通讯工具，方便快捷地进行沟通。拥有这些联系方式不仅能提高沟通效率，还能增进与客户之间的亲近感，为后续的业务合作打下坚实的基础，有利于长期客户关系的维护和拓展。

积极主动地收集与自己公司同类产品的信息及图片，尤其是那些拥有自营出品权的公司的相关资料。通过深入了解市场上同类产品的特点、优势和价格等信息，我们不仅可以在销售过程中灵活推荐其他公司的优质产品，拓宽销售渠道，实现盈利；同时，也能更好地突出自己公司产品的独特之处，说不定在销售其他产品的过程中，还能成功卖出一些自己公司的产品，实现多元化的销售目标。

经常浏览行业论坛或相关网站，关注同行们都遇到了哪些问题和挑战。对于那些自己不了解或不确定的问题，要认真记录下来，并尝试寻找解决方案。这样，当自己在未来的业务中遇到类似问题时，就不会手足无措，能够迅速做出有效的应对，提升自己的业务处理能力和问题解决能力。

在业余时间，要充分利用起来加强英语学习。英语作为外贸业务中最重要的沟通工具，其水平的高低直接影响到业务的开展和客户的满意度。要想成为一名成功的外贸业务员，拥有良好的英语能力是必不可少的。可以通过阅读英文商务书籍、观看英文电影、参加英语培训课程等多种方式，不断提高自己的英语听说读写能力，为更好地开展外贸业务提供坚实的语言保障。